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(immagine da Pixbay)
In questo post ti ho già parlato dei 10 vantaggi che caratterizzano gli strumenti online per creare mappe mentali digitali.
Per fare una scelta consapevole devi tener conto anche dei problemi che queste soluzioni possono presentare, soprattutto se vuoi utilizzarle in contesti professionali o aziendali.
Ti suggerisco una verifica preventiva di eventuali colli di bottiglia, seguendo questi 10 punti.
1. Gestione di uno storico di mappe
Se possiedi un archivio di mappe mentali digitali realizzate con un altro strumento, l’utilizzo con una soluzione web-based potrebbe non essere agevole.
Potresti trovare infatti problemi sia in termini di conversione dal vecchio formato al nuovo formato, sia di collegamento mediante link tra documenti o mappe diverse.
2. Riutilizzo della galleria di mappe
In pratica si tratta del problema contrario rispetto alla gestione dello storico: una volta realizzata una galleria di mappe mentali digitali sul server remoto, potrebbe non essere affatto agevole (oppure essere impossibile) scaricarle per riutilizzarle con un’altra soluzione di mapping.
3. Limitazioni nelle funzioni di import/export
Le funzioni di importazione e di esportazione verso altri formati sono sempre il tallone di Achille dei software, ma questo problema con le applicazioni online si presenta in modo strutturale poiché, tra l’altro, i file risiedono sul server remoto.
Le conversioni di formato sono spesso limitate ai formati principali (ad es. Freemind o MindManager) e alle modalità usuali (ad es. Immagine, Struttura XML, Testo DOC).
4. Affidabilità della connessione remota
la fruibilità dell’applicazione online dipende strettamente dalla bontà della connessione dati, sia verso l’esterno, sia all’interno della propria rete locale.
Se intendi utilizzare le mappe in remoto devi tener conto anche di questo fatto e delle diverse prestazioni nelle varie connessioni: la caduta della connessione nella migliore delle ipotesi comporta un ritardo nel salvataggio della mappa, nel peggiore dei casi porta alla perdita della mappa stessa.
5. Limitazioni nella connettività della rete
In alcune reti il traffico dati potrebbe essere bloccato o rallentato per ragioni di sicurezza da/verso alcune tipologie di applicazioni web-based.
Alcuni filtri sulle porte del firewall aziendale o alcuni controlli dell’antivirus potrebbero impedire il funzionamento dell’applicazione online.
6. Policy per la riservatezza dei dati
In un’applicazione online le elaborazioni avvengono sempre su un server che è di proprietà di terzi e solo raramente i file non sono memorizzati in remoto sul cloud.
Se nella tua realtà aziendale è importante avere il controllo completo delle elaborazioni e dei file, questa caratteristica potrebbe violare le politiche sulla riservatezza delle informazioni.
7. Acquisizione di nuove soluzioni
In alcune realtà potrebbero essere già presenti nella dotazione aziendale delle soluzioni preposte al disegno di mappe e rappresentazioni grafiche.
In questi casi è importante verificare se l’acquisizione di altre soluzioni è possibile, o se ci sono vincoli aziendali sull’integrazione delle dotazioni ICT.
8. Estensione dell’accesso e degli account
Per sistematizzare la collaborazione all’interno di un team di lavoro è necessario prevedere l’acquisto di un account per ciascun membro.
Questo fatto viene spesso sottovalutato anche per le soluzioni off-line e va tenuto in conto, soprattutto se si prevede un utilizzo sistematico ed esteso delle mappe mentali digitali.
9. Difficoltà di stampa
La stampa delle mappe mentali digitali spesso è macchinosa anche nelle soluzioni off-line, ma stampare con un’applicazione web-based può essere particolarmente complicato.
In genere si ricorre a una esportazione, in formato PDF/JPEG/PNG, per poi stampare mediante un’altra applicazione installata off-line.
10. Limitazione nell’integrazione con altri strumenti
Anche semplici operazioni come il taglia/copia/incolla da un’applicazione all’altra, che sono assolutamente normali utilizzando soluzioni software off-line, potrebbero essere molto limitate o del tutto impossibili.
E’ il caso di oggetti grafici o di testo copiati da suite quali MS Office, Libre Office o WPS Office, che possiedono un formato proprietario e che potrebbero presentare delle incompatibilità con l’applicazione web-based.
Considerazioni finali
Mentre per un tuo utilizzo individuale i problemi possono essere limitati e un test può essere compiuto con leggerezza tenendo conto dei vantaggi indicati nel precedente post , nel caso tu stia valutando una soluzione aziendale sarà importate tener conto di questi fattori, per evitare spiacevoli sorprese in un secondo momento.
La lista qui sopra puoi dunque considerarla come una check list, che ti guida nell’individuazione delle criticità.
Fammi sapere con un commento o con un messaggio se questo post ti è stato utile: se hai domande, ben vengano!
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